איך להשתמש במידע שלכם בכל מקום? אינטגרציה בין ZEFO למערכות חיצוניות

מערכת ההתראות של ZEFO מאפשרת לכם להגדיר בקלות התראות מותאמות אישית בכלים שונים של המערכת – מיקומים בגוגל, מיקומים ממוצעים, תפוגת דומיינים וכמובן כלי הקישורים. אבל מה אם אתם רוצים לחבר את ZEFO ל(כמעט) כל מערכת אחרת שאתם עובדים איתה? תוכלו לעשות את זה בעזרת חיבור ה-API של ZEFO לאחד מכלי האוטומציה הנפוצים, Zapier או Integromat.

באמצעות חיבור ה-API תוכלו להשתמש בנתונים מתוך ZEFO בכל מערכת שתבחרו על ידי חיבור ל-Zapier או Integromat – ומדובר באלפי כלים ומערכות הקיימים בשוק. בפוסט הזה נציג כמה דוגמאות אפשריות לחיבורים שאנחנו חושבים שיהיו שימושיים עבורכם: קבלת התראה ב-Slack, טלגרם או SMS לקישור שהוסר, וחיבור מערכת התיעוד של ZEFO לכלי ניהול משימות חיצוני, כמו Asana. יש לכם רעיונות נוספים? שתפו אותנו בתגובות.

יוצאים לדרך: הגדרות ראשוניות

לפני שנתחיל בהגדרת החיבור, אלו הדברים שתצטרכו להכין מראש:

1. חשבון ZEFO עם גישה ל-API (בחבילת Agency ומעלה)
2. חשבון בכלי אינטגרציות כמו Zapier או Integromat. לצורך הדוגמה נשתמש בחשבון חינמי ב-Integromat, שמאפשר עד 1,000 פעולות בחודש – זה אמור להספיק לכם, בהנחה שתגדירו את פרקי הזמן למשיכת הנתונים מ-ZEFO בתדירות הגיונית.
3. מעט ידע טכני, מעט ניסיון במערכות אוטומציה, נכונות לקרוא קצת מסמכים (באנגלית…) וזמן פנוי להגדרה, ניסוי ובדיקה.

שלב ראשון: הגדרת API במערכת ZEFO

גשו לתפריט ההגדרות, לחצו על ניהול חיבורים, וצרו מפתח API חדש.

תנו שם למפתח ה-API שיצרתם (אפשר לקרוא לו Integrations או כל שם שיזכיר לכם למה הוא משמש) ושמרו במקום נגיש את קוד המפתח שתקבלו. זהו טקסט ארוך המורכב מאותיות וספרות, ונצטרך אותו בשלב הבא (אל דאגה, תמיד תוכלו לשוב ולהעתיק אותו מהמערכת ולהדביק במקום הנצרך לכך).

בשלב זה תוכלו כבר לעיין בתיעוד ה-API של ZEFO כדי לקבל מושג על המידע שתוכלו להוציא באמצעות גישת ה-API: מילות המפתח, הדירוגים, ניהול הקישורים, מערכת התיעוד ומידע נוסף הקשור לפרוייקטים שלכם.

שלב שני: הגדרת החיבור לכלי האוטומציה

כאמור, בדוגמה הזו נציג את החיבור ל-Integromat, שמאפשרת יותר גמישות בחשבון החינמי שלה. ניתן לעשות את החיבור בצורה דומה גם ב-Zapier, למי שעובד איתו (רוצים שנדגים גם עם Zapier? כתבו לנו בתגובות).

לאחר שיצרתם את החשבון ב-Intergomat, צרו Scenario חדש. זוהי למעשה האוטומציה שלכם – כל השלבים שיוצרים יחד את התהליך האוטומטי.

הצעד הראשון בסנריו שלכם צריך להיות HTTP – זהו המודול שיתקשר עם כתובת ה-API של ZEFO. לחיצה על Make a Request תפתח חלון שבו תצטרכו למלא את הפרמטרים:

אחרי שתמלאו את כל הפרמטרים בהצלחה, תקבלו את המידע ישירות מחשבון הזפו שלכם. את תהליך מילוי הפרמטרים נדגים בהמשך – בהתאם למידע שנרצה לקבל מה-API.

לאחר שתמלאו את הפרמטרים, הנתונים מתוך המערכת יזרמו ישירות ל-Intergomat. בשלב הזה תוכלו כאמור לחבר כל מערכת שתחשבו עליה ולהשתמש בנתונים שמתקבלים מהמערכת. בפוסט הזה בחרנו להדגים חיבור למערכת ניהול משימות חיצונית, וחיבור להתרעה מיידית ב-Slack/טלגרם/SMS.

אינטגרציה #1: חיבור ZEFO למערכת ניהול משימות

עובדים עם מערכת ניהול משימות כמו Asana או Trello? באמצעות חיבור המידע מכלי התיעוד של ZEFO למערכת ניהול המשימות תוכלו לתעד שינויים במילות מפתח, להגדיר לעצמכם משימות למעקב ולקבל את כל הנתונים ישירות למערכת האהובה עליכם.

השלב הראשון הוא חיבור ל-API של ZEFO וקבלת המידע ממערכת התיעוד. ב-Intergomat, יוצרים מודול HTTP חדש ובוחרים Make a Request. בחלון שנפתח ממלאים את הנתונים הבאים:

URL – זוהי כתובת ה-API של ZEFO, בהתאם למידע שאנחנו רוצים למשוך. במקרה הזה, אנחנו מעוניינים לקבל את המידע ממערכת התיעוד, ולכן נזין בכתובת https://api.zefo.com/v2/notes בהתאם לתיעוד ה-API.

Method – זוהי תצורת משיכת המידע ממערכת ZEFO. יש להגדיר GET.

Query String – אלו הפרמטרים השונים שמאפשרים לנו לסנן את המידע שמתקבל. בשדה זה יש להגדיר כמה פרמטרים:

• apiKey – זהו מפתח ה-API שיצרתם בשלב הראשון.
• minDate – זהו התאריך המוקדם ביותר שממנו ZEFO תציג את המידע.
• maxDate – זהו התאריך המאוחר ביותר שעד אליו ZEFO תציג את המידע.
  התאריכים צריכים להיות במבנה YYYY-MM-DD ולכן ניתן להשתמש בפונקציה המובנית של Intergomat formatDate כדי לסדר אותם בפורמט המתאים. רצוי כמובן להשתמש בפונקציית הזמן now כדי לוודא שאנחנו מקבלים את המידע העדכני ביותר.

אחרי שהגדרתם את הפרמטרים הדרושים, בשלב זה אפשר לבדוק אם החיבור תקין ועובד. הריצו את המודול ובדקו מה התשובה שאתם מקבלים. אם הוחזרה תשובה בקוד 200 (כלומר – החיבור הצליח), תראו את המידע שמשכתם במודול התשובה של Intergomat.

התשובה שתקבלו מגיעה כ-TEXT/JSON. כדי שנוכל להשתמש בה בצורה נוחה יותר, נוסיף מודול JSON שיפרק את התשובה לנתונים בודדים, שעליהם נוכל לבצע פילטרים בהמשך. הגדירו את מודול JSON כך שיפענח את התשובה שקיבלתם במודול הקודם.

אם הגדרתם את כל השלבים בצורה נכונה, אחרי שתריצו את האוטומציה תקבלו בתשובת ה-JSON את כל הפרטים של התיעוד שהזנתם: תאריך התיעוד, האתר שאליו הוא מקושר (בפורמט siteID), מילת המפתח שאליו הוא מקושר (בפורמט KeywordID) וכמובן את תוכן התיעוד.

בשלב הזה כל מה שנותר לכם הוא לחבר את מערכת ניהול המשימות שאיתה אתם עובדים – Asana, Trello או כל מערכת אחרת. בשלב ההגדרה תצטרכו לחבר את חשבון המערכת שלכם ל-Intergomat, ולהגדיר לאיזה פרויקט לנתב את הנתונים – ניתן לעשות זאת באופן דינמי באמצעות הפרטים שמתקבלים מ-ZEFO (לדוגמה – הגדירו שתיעוד באתר siteID מסוים מיועד לפרויקט מסוים באסאנה, וכו׳).

תוכלו כמובן להגדיר פילטרים נוספים בדרך, לדוגמה: הוספת תיעוד רק עבור פרוייקט מסוים, רק עבור מילת מפתח מסוימת, רק בתאריכים מסוימים וכו׳.

חשוב לדעת: מודול HTTP של Intergomat מיועד לרוץ בפרקי זמן קבועים – לכן כדאי להגדיר אותו לרוץ באופן אוטומטי מדי יום, או כמה פעמים ביום, בהתאם לתדירות שבה אתם רוצים לקבל את המידע שלכם. אנחנו ממליצים שלא להגדיר את התדירות כגבוהה מדי כדי לא ״לבזבז״ פעולות בחשבון.

אינטגרציה #2: קבלת התראה על שינוי בקישורים

מערכת ZEFO מאפשר כאמור להגדיר התראות מותאמות אישית במייל לשינויים בקישורים, שנשלחות מדי יום. אבל מה אם אתם רוצים לקבל התראות לקישור מסוים או לקבוצת קישורים ישירות למערכת המסרים המיידיים שאתם עובדים איתה – טלגראם/Slack או אפילו ב-SMS? או להחליט בעצמכם על אילו פרמטרים של הקישור לקבל התראה? אפשר לעשות זאת באמצעות קבלת המידע מה-API ושילובו באוטומציה להתראה.

גם כאן, השלב הראשון מתחיל בהגדרת מודול HTTP שיתקשר עם ה-API של ZEFO.

הפעם, נגדיר את ה-URL כ- https://api.zefo.com/v2/links כדי לקבל את המידע הנוגע לקישורים. שאר הפרמטרים זהים להגדרה בשלב הקודם למעט קביעת datesSelection להיות dateErrorDetected, ובנוסף כדאי לשנות את טווחי הזמן (תאריך מינימום ותאריך מקסימום) כדי לעקוב אחרי כל הקישורים האפשריים.

שוב, נחבר את מודול JSON למודול HTTP כדי לקבל את הנתונים בצורה נוחה יותר לעבודה, ונריץ את האוטומציה לבדיקה. אם הגדרתם את הכל נכון, תקבלו את נתוני כל הקישורים בתשובה במודול ה-JSON:

בשלב הבא רצוי להגדיר פילטר, כך שתקבלו התראה רק על קישור ספציפי, על סטטוס ספציפי (לדוגמה isValid: false – שמסמן כי הקישור אינו תקין) או על קישורים לאתר ספציפי. למעשה, ניתן להגדיר פילטר על כל אחד מהנתונים שמתקבלים מה-API של ZEFO כפי שמוצג בצילום המסך ובתיעוד של ZEFO.

אחרי שתגדירו את הפילטר, תוכלו לחבר כל מערכת שתרצו. בדוגמה הזו אנחנו השתמשנו בחיבור ל-slack: מגדירים את החיבור לחשבון slack, מגדירים לאיזה ערוץ תרצו לשלוח את ההתראה וכמובן מגדירים מה יהיה טקסט ההודעה שיישלח – אפשר ורצוי להשתמש כמובן בנתונים דינמיים שהתקבלו במודול JSON:

בצורה דומה תוכלו לחבר כל מערכת אחרת: טלגרם, סקייפ, וגם SMS באמצעות שירות בתשלום (Twilio). תוכלו כמובן לערוך את ההודעה שמתקבלת בשדה Text ולכתוב כל מה שתרצו.

קחו את המידע שלכם

ה-API של ZEFO מאפשר לכם להשתמש במידע שלכם, בדרך שבה אתם בוחרים, בכל מערכת שתרצו. באמצעות קבלת המידע לתוך כלי אוטומציה בצורה פשוטה ובהגדרה חד פעמית, תוכלו לחבר את המידע לכל מקום וליצור לעצמכם אוטומציות אישיות, שמותאמות לצרכים שלכם ולתהליך העבודה שלכם.

מה תוכלו ליצור? השמיים הם הגבול (אבל נשמח שתשתפו אותנו בתגובות עם הרעיונות היצירתיים שלכם…).